plancraft im Praxistest: Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung

Ein vollständiger Renovierungsauftrag statt einer reinen Funktionsübersicht.

Unser Praxisurteil

plancraft hat den vollständigen Ablauf unseres Musterauftrags überzeugend in einem System verbunden. Besonders stark waren die automatische Übernahme erfasster Arbeitszeiten in die Nachkalkulation, die gemeinsame Auswertung von Eingangsrechnungen und Materialverbräuchen sowie der nachvollziehbare Weg von der fertigen Rechnung über Teilzahlungen bis zum Status „Bezahlt“.

Verbesserungspotenzial zeigte sich vor allem bei zunächst schwer erkennbaren Bedienwegen und bei der Rechnungsdarstellung. Dokumentansicht, Rechnungsübersicht und Zahlungsseite waren nicht sofort eindeutig zu unterscheiden. Außerdem entstand eine unnötig lange Testrechnung, und einzelne Angaben hätten deutlicher geprüft beziehungsweise hervorgehoben werden können.

Gesamteindruck: In unserer internen Auswertung erreichte plancraft 8 von 10 Punkten. Dieser Wert beschreibt den geprüften Praxisablauf und ist noch kein endgültiger, vollständig gewichteter Senvarek-Gesamtscore. Deshalb erscheint er vorerst nicht als offizielles Testsiegel.

Was wurde getestet?

Im Mittelpunkt stand ein zusammenhängender Auftrag statt einzelner, voneinander getrennter Funktionen.

• Musterkunde: Familie Weber
• Projekt: Renovierung einer 95-m²-Wohnung
• Ausgangsgewerk: Maler- und Ausbauarbeiten
• Ablauf: Kunde → Projekt → Angebot → Ausführung und Zeiten → Aufmaß → Rechnung → Nachkalkulation → Zahlung

Leistungen, Materialien, Dokumente und Berichte wurden bereits vor dem abschließenden Testblock betrachtet. Im fertigen Bericht wird sichtbar unterschieden, welche Bereiche tief praktisch geprüft und welche nur ergänzend angesehen wurden.

Kunde, Projekt und Angebot

Der Projektstart umfasste das Anlegen des Musterkunden und des Renovierungsprojekts, die Strukturierung von Leistungen und Angebotspositionen sowie die Verwendung des Angebots als Grundlage der weiteren Projektarbeit.

Entscheidend ist dabei nicht jede einzelne Bildschirmansicht, sondern ob Informationen ohne unnötige Doppelerfassung durch den weiteren Ablauf geführt werden. Vor der Veröffentlichung werden die vorhandenen Testnotizen und Screenshots nochmals auf konkrete Bedienbeobachtungen geprüft.

Erfasste Arbeitszeit wird zu tatsächlichen Projektkosten

• erfasste Arbeitszeit: 8 Stunden
• interner Kostensatz: 30 Euro pro Stunde
• übernommene Ist-Lohnkosten: 240 Euro
• Zuordnung zum Renovierungsprojekt funktionierte
• die Zeit floss automatisch in die Nachkalkulation ein

Dieser Ablauf hat den Praxistest bestanden. Er zeigt einen zentralen Nutzen: Erfasste Baustellenzeit bleibt nicht nur ein Stundennachweis, sondern wird in tatsächliche Projektkosten übersetzt.

Offene Frage: Wo und mit welchen Rechten der interne Mitarbeiter-Stundensatz dauerhaft festgelegt wird, soll im Herstellerkontakt geklärt werden.

Eingekaufte und direkt verbrauchte Materialien zusammengeführt

• Eingangsrechnung Material: 376,30 Euro netto
• zusätzlicher Materialverbrauch: 37,90 Euro
• tatsächliche Materialkosten in der Nachkalkulation: 414,20 Euro
• Eingangsrechnung und Verbrauch wurden gemeinsam ausgewertet

Beim Suchbegriff „Abdeckfolie“ wurde ein vorhandener Artikel „Abdeckvlies selbstklebend“ vorgeschlagen. Die Suche findet damit ähnliche hinterlegte Materialien. Der Nutzer muss aber prüfen, ob Produkt, Einheit und Einkaufspreis tatsächlich zum Verbrauch passen.

Die Kernfrage: Hat sich der Auftrag wirtschaftlich gelohnt?

Kennzahl	Ergebnis
Gesamtkosten Ist	654 Euro
Kalkulierte Kosten	1.564 Euro
Kostenfortschritt	42 Prozent
Abstand zum kalkulierten Kostenrahmen	910 Euro
Lohnkosten	240 Euro Ist gegenüber 140 Euro Soll
Materialkosten	414 Euro Ist gegenüber 448 Euro Soll

Die Nachkalkulation war der aussagekräftigste Teil des Praxisfalls. Zeiten, Eingangsrechnungen und Materialverbräuche wurden in einer gemeinsamen Projektbetrachtung zusammengeführt.

Genaue Diagrammwerte wurden allerdings erst beim Darüberfahren mit der Maus sichtbar. Einzelne Darstellungen benötigen Erklärung, damit Soll, Ist und prozentuale Abweichung nicht verwechselt werden. Der Kostenfortschritt ist außerdem nicht automatisch mit einer Gewinnmarge gleichzusetzen.

Aufmaß und Dokumentübergabe

• Ein Aufmaß für eine Wohnzimmerwand mit 12,50 m² wurde in den Dokumentablauf übernommen.
• Aufmaß und Kalkulation waren direkt mit den Dokumenten verbunden.
• Die Aufmaßzeile erschien in der Rechnung mit 0 Euro.
• Dadurch entstand eine zusätzliche Aufmaßseite im PDF.

Die Verbindung von Aufmaß und Dokument ist grundsätzlich nützlich. In der getesteten Konstellation konnte die 0-Euro-Position jedoch beim Kunden Fragen auslösen und verlängerte das Rechnungsdokument.

Rechnung finalisieren und exportieren

Rechnungsangabe	Testwert
Rechnungsnummer	R-00101
Nettobetrag	1.564,03 Euro
Umsatzsteuer	297,17 Euro
Bruttobetrag	1.861,20 Euro
Zahlungsziel	7 Tage

PDF- und XRechnungs-Export waren sichtbar; zusätzlich wurden GAEB-Exportmöglichkeiten angeboten. Die Rechnung ließ sich finalisieren, erhielt eine feste Rechnungsnummer und wurde danach als offene Forderung in der Rechnungsverwaltung geführt.

Kritisch waren die unnötige Verteilung auf vier Seiten, eigene Seiten mit viel Leerraum für Titelübersicht und Aufmaß, der nicht deutlich hervorgehobene leere Leistungszeitraum sowie die erklärungsbedürftige 0-Euro-Aufmaßzeile.

Teilzahlungen reduzieren die offene Forderung automatisch

1. Ausgangsrechnung mit 1.861,20 Euro offener Forderung
2. erste Zahlung über 1.000 Euro erfasst
3. Restforderung automatisch auf 861,20 Euro reduziert
4. zweite Zahlung über 861,20 Euro erfasst
5. offene Forderung auf 0 Euro reduziert
6. Status wechselte automatisch von „Offen“ zu „Bezahlt“

Teilzahlungen, Restforderung und Statuswechsel funktionierten zuverlässig. Die Zahlungsverwaltung war allerdings nicht über das erste Drei-Punkte-Menü der Rechnungsübersicht erreichbar. Die Detailseite wurde schließlich über die Rechnungsnummer geöffnet. Dokumentansicht, Listenansicht und Zahlungsdetail waren zunächst schwer zu unterscheiden. Ohne hinterlegte Bank erschien als Zahlungsweg „Unbekannte Bank“.

Was überzeugt?

• durchgängiger Prozess vom Kunden bis zur bezahlten Rechnung
• Arbeitszeiten fließen automatisch in die Nachkalkulation
• Eingangsrechnungen und Materialverbräuche werden gemeinsam ausgewertet
• klare Trennung von Soll- und Istkosten nach Kostenarten
• zuverlässige Teilzahlungen, Restforderung und Statuswechsel
• PDF-, XRechnungs- und GAEB-Exporte vorhanden
• Aufmaß und Kalkulation mit Dokumenten verbunden
• aussagekräftige Nachkalkulation

Was sollte verbessert werden?

• Zahlungsverwaltung erst nach Öffnen der Rechnungsnummer eindeutig auffindbar
• Dokument-, Rechnungs- und Zahlungsansichten zunächst schwer unterscheidbar
• Diagrammwerte nur beim Darüberfahren sichtbar
• unnötig lange Testrechnung
• fehlender deutlicher Warnhinweis beim leeren Leistungszeitraum
• erklärungsbedürftige Aufmaßzeile mit 0 Euro
• „Unbekannte Bank“ ohne hinterlegte Bankverbindung

Preise und Tarife

Preisstand: 28. September 2026. Laut offizieller Preisseite kostet Business bei jährlicher Vorauszahlung 59,90 Euro, Pro 109,90 Euro und Premium 199,90 Euro pro Monat, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Bei monatlicher Zahlung nennt plancraft 74,90 Euro, 139,90 Euro beziehungsweise 249,90 Euro pro Monat. Für eine zweijährige Vorauszahlung werden niedrigere Monatspreise ausgewiesen. Zusätzliche Büro- und Mobilnutzer sowie die Plantafel können weitere Kosten verursachen.

Für die Einordnung unseres Tests ist wichtig: Nachkalkulation, GAEB, DATANORM und die Verarbeitung von Eingangsrechnungen werden aktuell dem Pro-Paket zugeordnet. Preise und Leistungsumfang können sich ändern. Maßgeblich sind deshalb immer die Angaben auf der offiziellen plancraft-Preisseite.

Für wen erscheint plancraft besonders interessant?

• kleine und mittlere projektorientierte Handwerksbetriebe
• Unternehmen, die Büro- und Baustellenabläufe in einem System bündeln möchten
• Teams mit projektbezogener Zeiterfassung
• Betriebe mit Materialeinkauf und Verbrauchszuordnung
• Unternehmen, die nach Auftragsabschluss Soll und Ist vergleichen möchten

Genauer prüfen sollten

• Solo-Handwerker mit sehr einfachem Verwaltungsbedarf
• Betriebe, die nur eine einzelne Spezialfunktion suchen
• Unternehmen mit besonderen Buchhaltungs-, Schnittstellen- oder Bankanforderungen
• Teams, für die Einarbeitungsaufwand und mobile Bedienung entscheidend sind

Fazit

plancraft überzeugte in unserem Praxisfall vor allem durch den durchgängigen Arbeitsablauf und die aussagekräftige Nachkalkulation. Zeiten, Materialkosten, Rechnung und Zahlung blieben mit dem Projekt verbunden und konnten mit konkreten Zahlen nachvollzogen werden.

Abzüge ergeben sich hauptsächlich aus zunächst versteckten Bedienwegen und der ausbaufähigen Rechnungsdarstellung. Für projektorientierte kleine und mittlere Handwerksbetriebe ist plancraft deshalb ein ernsthafter Kandidat. Solo-Handwerker sollten dagegen besonders genau prüfen, welchen Funktionsumfang sie tatsächlich benötigen und welcher Tarif dazu passt.

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